Sosiaalipalvelut Omataival Oy

TIETOSUOJASELOSTE

Sosiaalipalvelut Omataival Oy on rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä sitoutunut suojelemaan sen asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden sekä henkilöstön oikeuksia ja turvaamaan henkilötietoja asiaan kuuluvasti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten ja miksi Sosiaalipalvelut Omataival Oy kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat kohdat:

1 Henkilötietorekisterit
2 Suojaus
3 Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet
4 Evästeiden käyttö
5 Yhteydenotto
6 Tietosuojaselosteen päivittäminen

1 Henkilötietorekisterit

Yhteydenotto rekisteri koskee ihmisiä, jotka ottavat  yhteyttä Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n kotisivujen, sosiaalisen median, sähköpostin tai puhelimien välityksellä. Tällöin yhteydenottajan yhteydenottotavasta riippuen henkilötietoja siirtyy Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n sähköpostiin tai puhelimeen. Sosiaalipalvelut Omataival Oy hoitaa yhteydenpidon pyydetyllä tavalla mahdollisimman pian noudattaen salassapitovelvoitetta, jonka jälkeen kaikki henkilötiedot poistetaan tai siirretään sopivampaan henkilötietorekisteriin. Yhteydenotto rekisterin tietoja ei luovuteta Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n ulkopuolelle, pois lukien kotisivujen ja sosiaalisen median pakolliset evästeet.

Yhteistyökumppanirekisteri koskee heitä, jotka ovat jatkuvasti yhteistyössä Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n kanssa tai joiden kanssa Sosiaalipalvelut Omataival oy:lla on palvelusopimus. Yhteistyökumppanirekisterissä säilytetään vain välttämättömiä tietoja yhteistyön kannalta, tällaisia tietoja ovat nimi, yhteystiedot ja sopimus. Tietoja yhteistyökumppanirekisteriin saadaan yhteistyötaholta itseltään tai julkisista lähteistä: 

*tiedot ovat julkisia (koulut, terveydenhuolto, ym.)
*olemme erikseen pyytäneet suostumuksen
*asiakas/henkilö on itse pyytänyt olla yhteistyössä kanssamme 
*meillä on palvelusopimus

Yhteistyökumppanirekisteri on vain henkilöstön käytössä ja noudatamme salassapitovelvoitetta. Tarvittavilta osin asiakkaat voivat ottaa yhteyttä yhteistyökumppaneihin, jos kyseinen taho liittyy heidän asiakassuhteeseensa. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niillä on merkitystä yhteistyösuhteen hoitamisen kannalta.

​Asiakasrekisteri koskee Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n sijaishuollon, avohuollon ja ammatillisen tukihenkilötoiminnan asiakkaita, heidän tarvittavia läheisverkostoja ja sosiaalitoimen työntekijöitä. Asiakasrekisteriin kerätään asiakastyön kannalta välttämättömät henkilö- ja yhteystiedot. Asiakasrekisterin pitämisessä, tietojen säilytyksessä, luovutuksessa ja rekisteristä poistamisessa noudatetaan salassapito- ja vaitiolovelvoitteita sekä lastensuojelua ohjaavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä. Tarkempia tietoja saat asiakasrekisteriselosteesta, jonka voit pyytää Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n tietosuojavastaavalta.

Henkilöstöhallinnon rekisteri koskee Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n henkilökuntaa: 

*vakituisessa työsuhteessa olevia
*sijaisia
*työnhakijoita
*harjoittelussa olevia
*harjoitteluun hakevia opiskelijoita

Tietoja kerätään ja luovutetaan vain työsuhteen tai rekrytoinnin hoitamisen takia – prosesseissa noudatetaan salassapito- ja vaitiolovelvoitteita sekä ajantasaista lainsäädäntöä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niillä on merkitystä työsuhteen hoitamisen kannalta sekä niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää. Työnhakijoiden / harjoitteluun hakevien opiskelijoiden tietoja säilytetään aina rekrytoinnin ollessa käynnissä, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai henkilöltä pyydetään suostumus tietojen säilyttämiseen mahdollisen seuraavan rekrytoinnin varalle. Vakituisesta ja sijaistavasta henkilökunnasta kerättävistä tiedoista saat tarkempia tietoja henkilöstöhallinnon rekisteriselosteesta, jonka voit pyytää Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n tietosuojavastaavalta.​

2 Suojaus

Kaikki Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n henkilötietorekisterit on suojattu vahvasti. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenetelmät, joilla suojaamme hallussamme olevia tietoja väärinkäytön, katoamisen, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Huolehdimme myös aina siitä, että yhteistyöverkostomme noudattavat ajantasaisia tietosuojakäytäntöjä sekä salassapito- ja vaitiolovelvoitteita. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lisätietoja suojausprosesseista ja tietoturvakäytännöistä saa pyydettäessä Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n tietosuojavastaavalta. Huomioithan, ettemme tietoturvasyistä voi pääsääntöisesti kertoa yksityiskohtaisia prosessikuvauksia.

3 Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet

Asiakkaalla/henkilöllä on oikeus nähdä itsestään kerätyt tiedot. Oikeutta nähdä tiedot voidaan rajoittaa lainsäädännön puitteissa erikoistapauksissa liittyen esimerkiksi asiakkaan lastensuojelulain mukaisiin rajoitustoimenpiteisiin tai tiedonsaantioikeuden rajauksen vuoksi.

Asiakkaalla/henkilöllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Asiakkaalla/henkilöllä on myös oikeus pyytää tietojen käytön rajoittamista, poistamista kokonaan tai peruuttaa antamansa suostumukset. Tietojen poistaminen ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi, jos asiakas/henkilö on sellaisessa asiakassuhteessa Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n kanssa, joka perustuu lastensuojelua ohjaavaan lainsäädäntöön. Myöskään aktiivisessa työsuhteessa tai yhteistyösuhteessa olevat tahot eivät voi pyytää kokonaan tietojensa poistamista, ellei kyseessä ole yhteistyön päättäminen. 

Asiakkaalla/henkilöllä on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Emme tee suoramarkkinointia tai profilointia – tiedotamme kylläkin ajankohtaisista asioista yhteistyöverkostoja sekä asiakkaitamme. Näistä tiedotteista voi kieltäytyä, ellei kyse ole sellaisesta tiedotuksesta, joka voisi vaikuttaa asiakkuuteen tai yhteistyön jatkuvuuteen.

Asiakkaalla/henkilöllä on oikeus tietojen siirrettävyyteen. Tiedot voidaan myös siirtää Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli asiakas/henkilö on antanut suostumuksensa ja se on turvallista, laillista sekä teknisesti mahdollista.

Asiakkaan/henkilön tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Sosiaalipalvelut Omataival Oy voi pyytää tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Sosiaalipalvelut Omataival Oy voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietyissä tapauksissa lainsäädännön nojalla.

4 Evästeiden käyttö

Sosiaalipalvelut Omataival Oy tulee olemaan Facebookissa sekä Instagramissa. Sosiaalipalvelut Omataival Oy tulee hyväksymään kyseisten tahojen ehdot, evästeet ja tietosuojakäytännöt. 

Sosiaalipalvelut Omataival Oy:n kotisivut tulevat olemaan WordPress.com tarjoamalla pohjalla. WordPress.com on sitoutunut EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR). Toimiakseen WordPress.com käyttää evästeitä (”cookies”). WordPress.com evästeet ja niiden käyttötarkoitus on eritelty heidän tietosuojaselosteessa. Sosiaalipalvelut Omataival Oy ei käytä muita evästeitä, selaamalla kotisivujamme käyttäjä hyväksyy WordPress.com evästeiden käytön.

 5 Yhteydenotto

Kaikissa kysymyksissä, rekistereihin liittyvissä pyynnöissä tai palauteessa esim. tästä tietosuojaselosteesta, asiakas/henkilö voi olla yhteydessä tietosuojavastaavaan puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse rekisterinpitäjän postiosoitteeseen.

Rekisterinpitäjä
Sosiaalipalvelut Omataival Oy
Maistraatinkatu 5 B 51
00240 Helsinki

Yhteyshenkilö
Kirsi Rantala, tietosuojavastaava
kirsi.rantala@omataival.fi

Valittaminen

Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen: http://www.tietosuoja.fi.

6 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa ja päivitystarvetta seurataan säännöllisesti.

Viimeisin päivitys 3.11.2020.